In hóa đơn điện tử có gì khác hóa đơn giấy đặt in?

In hóa đơn điện tử là thao tác in hóa đơn chứa mã xác thực trong máy tính để đưa cho khách hàng nếu có yêu cầu hay để xuất trình với cơ quan chức năng trong quá trình vận chuyển hàng hoá.

In hóa đơn điện tử cần thực hiện như thế nào?

Để tiết kiệm chi phí in ấn, chuyển phát và lưu trữ, nhiều doanh nghiệp đang tham gia sử dụng thí điểm hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy.

Thay vì phải đến trực tiếp cơ quan thuế đăng ký mẫu sử dụng hóa đơn, chờ phê duyệt, đặt xưởng in, báo cáo tình trạng sử dụng, kế toán chỉ cần ngồi làm việc với máy tính nối mạng inetnet thông qua phần mềm kết nối giữa doanh nghiệp và cơ quan thuế. Không mất công chờ đợi, di chuyển, mẫu hóa đơn được duyệt sẽ được thông báo trên hệ thống. Khi phát sinh việc xuất hóa đơn, kế toán chỉ cần điền thông tin vào mẫu có sẵn trên máy tính, sau đó gửi đến cơ quan thuế lấy mã xác thực. Hóa đơn sau khi có mã xác thưc có thể email cho khách hàng mà không lo bị làm giả.

Tuy nhiên, cũng có những khách hàng không muốn nhận hóa đơn trên email vì nhiều lý do như không tiện dùng máy tính nối mạng, không tin tưởng, còn bỡ ngỡ với cách tra mã xác thực…hay khi vận chuyển hàng hóa mà doanh nghiệp phải chứng minh giấy tờ. Lúc này, doanh nghiệp cần in hóa đơn điện tử có mã xác thực hoặc đóng dấu đỏ công ty.

In hóa đơn điện tử đơn giản giống như in văn bản.
In hóa đơn điện tử đơn giản giống như in văn bản.

Trên thực tế, có những doanh nghiệp không thường xuyên phải in hóa đơn điện tử do đối tác đều thành thạo internet, nhưng không ít doanh nghiệp dù đã dùng hóa đơn điện tử nhưng vẫn phải in ra cho đối tác bản cứng có dấu đỏ.

In hóa đơn điện tử và hóa đơn đặt in khác nhau như thế nào?

Về mặt tính năng, cả 2 loại hóa đơn đều có chức năng thể hiện thông tin trao đổi, mua bán của 2 bên mua và bán. Mẫu hóa đơn đều đã được cơ quan thuế phê duyệt. Tuy nhiên, cách để làm ra 2 loại hóa đơn thật khác biệt.

Hóa đơn đặt in: Sau khi được cơ quan thuế phê duyệt mẫu, xưởng in hoàn thành số lượng đặt hàng, doanh nghiệp sẽ dùng hóa đơn theo cách thủ công. Mỗi khi xuất hóa đơn phải dùng đến giấy than để giữa 2 liên, phải dùng bút ghi các thông tin như tên công ty, mã số thuế (rất dễ ghi nhầm), địa chỉ, loại hàng hóa, tổng tiền (phải tính bằng máy máy tính), xin chữ ký của sếp, đóng dấu đỏ của công ty, sau đó xé ra đưa cho khách hàng.

Trường hợp ghi sai, doanh nghiệp phải bỏ tờ hóa đơn đó và ghi lại. Việc bảo quản hóa đơn cũng rất quan trọng bởi nếu làm mất sẽ khiến chủ doanh nghiệp gặp rắc rối. Cuối mỗi tháng, kế toán phải báo cáo tình trạng sử dụng hóa đơn như dùng bao nhiêu tờ, còn lại bao nhiêu.

Ngoài ra, loại hóa đơn này có thể bị làm giả. Đã có những chủ doanh nghiệp đã phải hầu tòa khi vô tình nhận phải hóa đơn giả, và thật không may khi quá trình điều tra lại tìm ra thêm những khuyết điểm mà hầu hết doanh nghiệp nào cũng mắc nhưng chỉ khi bị điều tra mới phát hiện được.

In hóa đơn điện tử: Nhờ phần mềm kết nối giữa doanh nghiệp và cơ quan thuế, mọi thủ tục để có mẫu hóa đơn đều thực hiện trên máy tính. Khi cần xuất hóa đơn, kế toán thao tác hoàn toàn trên máy tính. Những phần thông tin của doanh nghiệp sẽ được hệ thống nhớ giúp kế toán không phải gõ lại nhiều lần.

Doanh nghiệp cần phần mềm để in hóa đơn điện tử.
Doanh nghiệp cần phần mềm để in hóa đơn điện tử.

Tương tự, các thông tin về khách hàng hay loại hàng hóa, dịch vụ cũng được hệ thống lưu trữ. Khi xuất những hóa đơn tương tự, kế toán chỉ cần thay đổi số lượng trên máy tính. Phần tính toán cũng đơn giản hơn khi có thể sử dụng các hàm của excel để có ngay kết quả. Nếu thông tin gõ nhầm, kế toán dễ dàng sửa lại cho đúng. Cuối cùng bản hóa đơn này được gửi cho cơ quan thuế để lấy mã xác thực.

Nhờ có mã xác thực, đối tác có thể yên tâm nhận hóa đơn điện tử qua email hay bất kỳ hình thức nào trên mạng mà không lo bị làm giả. Mã xác thực có trên hóa đơn có thể kiểm tra ngay tại website của cơ quan thuế. Trường hợp khách hàng muốn bản cứng của hóa đơn điện tử, kế toán chỉ cần in hóa đơn điện tử đã chứa mã xác thực để gửi cho khách (đóng dấu nếu khách yêu cầu).

Khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp không cần mất nhiều thời gian và công sức để có mẫu hóa đơn được cơ quan thuế phê duyệt, không lo bảo quản hóa đơn, không cần thống kê tình trạng sử dụng hóa đơn, không lo hóa đơn bị làm giả…

Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của công ty Thái Sơn

Để sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần phải có phần mềm kết nối với cơ quan thuế. Một trong những phần mềm hóa đơn điện tử được cơ quan thuế lựa chọn để sử dụng thí điểm hóa đơn điện tử là E-invoice của công ty Thái Sơn.

Doanh nghiệp cần phần mềm để in hóa đơn điện tử.
Doanh nghiệp cần phần mềm để in hóa đơn điện tử.

Phần mềm E-invoice là giải pháp chuyên dụng cho việc tạo lập và xuất hóa đơn điện tử xác thực đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ của hóa đơn điện tử xác thực. Ngoài ra phần mềm E-invoice còn tích hợp quy trình khép kín từ gửi hóa đơn điện tử xác thực cho khách hàng đến các quy trình xác nhận với khách hàng nhận hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm. Các tính năng mở rộng có thể tích hợp với các giải pháp quản lý có sẵn tại doanh nghiệp như phần mềm kế toán, phần mềm CRM, phần mềm quản lý khác…

Bên cạnh cung cấp phần mềm E-invoice, công ty Thái Sơn còn là đối tác tin cậy của rất nhiều doanh nghiệp trong lĩnh vực Hải quan điện tử, Thuế điện tử và Bảo Hiểm xã hội điện tử.

Mọi chi tiết về phần mềm E-INVOICE cũng như tư vấn triển khai xin vui lòng liên hệ:

Trung tâm tư vấn và hỗ trợ E-INVOICE:

Điện thoại: 1900 4767, email: info@thaison.vn

Website: thaison.vneinvoice.vn

Xem thêm tin bài liên quan:

Xuất hóa đơn điện tử – nhu cầu không thể thiếu của các doanh nghiệp

 

 

 

 

Thêm bình luận

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *